Disporit Dapat Wujudkan Paperless Office System

Agustus 6, 2015 oleh : BHP UMY

photo479291537209010372

Proses surat menyurat menjadi hal yang sangat penting bagi setiap institusi baik itu institusi pemerintahan atau non pemerintahan. Sampai saat ini kegiatan surat menyurat ini masih menggunakan kertas. Disposisi surat menggunakan kertas ini tentunya ada dampaknya, salah satunya habisnya jumlah kertas dan mengharuskan sebuah institusi untuk membeli kertas baru. Hal inilah yang kemudian menjadi salah satu alasan di beberapa institusi untuk lebih memanfaatkan teknologi demi mengurangi penggunaan kertas. Kholis Arohman, Faizal Muhammad, Muhammad Alim, dan Rohmana Zulfa, mengembangkan sebuah sistem disposisi surat yang memanfaatkan teknologi berbasis website. Tujuan pembuatan sistem diposisi surat konvensional ke website ini adalah untuk mempermudah institusi dan mewujudkan Paperless Office System.

Alim menerangkan, hal yang melatar belakangi pembuatan ini adalah didasari dengan masalah-masalah yang sering muncul. Salah satunya yang terjadi yaitu di Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) yang berhubungan dengan kegiatan administrasi surat menyurat. Tak jarang disposisi yang menggunakan kertas ini tidak dapat bertahan dengan lama, misalnya mudah hilang dan rusak. Selain itu penyimpanan arsip dalam bentuk fisik sebetulnya akan menyulitkan untuk mencarinya. Melihat masalah-masalah yang ada tersebut, kemudian kami mencetus sebuah penggunaan disposisi surat yang dalam bentuk konvesional dirubah ke dalam bentuk website, “ terangnya.

Rohmana menambahkan, dengan kemanjuan teknologi maka tak salah jika kita menggunakannya untuk memanfaatkan sesuatu yang berguna untuk masyarakat terutama untuk institusi. Diporit ini tentunya memiliki kelebihan-kelebihan yang lain, yaitu mempermudah atasan ketika memberikan surat kepada anggotanya. Selain itu, kami juga menyiapkan fitur-fitur yang sangat dibutuhkan misalnya dalam bidang pengarsipan, dalam web ini kami juga membantu institusi dalam bentuk pengarsipan, sehingga ini akan mempermudah user atau pengguna ketika mencari surat yang sudah lama. Karena ada penyimpanan data atau arsip surat, kami juga menyediakan muatan 30GB, menurut kami itu sudah sangat cukup karena sama halnya dengan google drive, jika institusi ingin menambah muatan ya bisa kita tambahkan nantinya, “ tambahnya,

Disporit ini merupakan sistem yang berfungsi untuk mengurangi dampak penggunaan kertas di institusi. “Disporit memang bertujuan mewujudkan Paperless Office System, tapi bukan berarti mengahapuskan penggunaan kertas secara langsung. Artinya ketika ada masalah sistem dari web tersebut ya kita tetap menggunakan kertas. Jadi, Disporsit ini hanya mengurangi dampak penggunaan kertas bukan mengahpuskan penggunaan kertas. Keunggulan lain adalah sistem ini bisa terintegrasi ke email masing-masing user. Jadi ketika ada surat masuk yang dikirimkan oleh atasan, maka secara otomatis kita dapat notifikasi di email kita, “ tegasnya.

Selain itu, Rohman menambahkan, bahwa software ini juga menyediakan fitur “cari” dan juga fitur “export” ke excel. Jadi misalnya ketika ada laporan pertanggung jawaban, kita langsung bisa pindahkan ke excel, dari sana kita bisa cek siapa pengirimnya dan tanggal berapa melakukan proses exportnya. Tentu ini akan mempermudah jika atasan membuthkan bentuk pertanggung jawaban dalam hal surat menyurat. Jadi, data yang tercantum tidak bisa dimanipulasi oleh siapapun, “ tambhanya.

Diposrit ini juga sudah beberapa kali diikutkan dalam kontes, jadi bukan hanya diikutkan ke dalam PKM-KC yang dibawahi oleh Dikti saja, namun juga yang lainnya. “Yang baru-baru kemarin, kami diikut sertakan dalam Forum Grup Diskusi Teknologi Perguruan Tinggi Muhammadiyah se-Indonesia yang dilaksanakan di Makassar yang bertepatan pada acara Muktamar. Dalam FGD kemarin kita juga menerima beberapa masukkan dari juri-juri yang ada disana serta di uji coba. Selain itu kami juga kemarin submit paper ke SNTI XII yang diselenggarakan Universitas Tarumanegara, dan besok Oktober kita kesana untuk seminar, “ paparnya.

Rencana selanjutnya, Faizal berharap, tim kami bisa lolos PIMNAS dan selebihnya kami berharap Diporit ini bisa memberikan dampak positif terutama untuk mewujudkan Paperless Office System dan bisa mempermudah institusi dalam hal kegiatan surat menyurat, khususnya di FT UMY semoga bisa digunakan. Selebihnya kami berharap karya kami ini sudah bisa terdaftar di HAKI (Hak Kekayaan Intelektual) di UMY, sampai saat baru surat yang sudah turun, jadi kami sedang menunggu ketetapannya, “ tutupnya.